通过二维码及RFID设备及技术实现档案管理者与档案实体的智慧感知。采用条形码管理技术，RFID射频识别技术、配置RFID标签、条码扫描设备、条码打印设备、手持移动扫描设备等，建设一个便捷高效的实体档案管理系统。

 系统能够有效记录档案的数量、编号及位置信息等

u 系统登陆需要身份登记，并自动记录登陆后的操作行为

u 实现档案快速准确的查找、借阅、盘点等。

u 具有智能安全监测防盗功能，对进出的档案进行信息收集并扫描，确保档案的安全。

u 档案实体采用条形码管理技术，配置条码扫描设备、条码打印设备、手持移动扫描设备等，实现档案实体的无序存放、有序管理功能。

实现功能

1.       快速盘点、批量上下架

在档案架上安装层架标签，每个档案盒上安装电子标签，层架标签标识着书架和书架的每一层在档案馆内的相对位置，工作人员可通此标签实现快速档案顺架、上架、调架和档案错架查找等工作。电子标签通过RFID读写设备录入案卷所属的全宗号、目录号、案卷名、该案卷中文件分数及存放地等信息。同时，系统通过无线网络把这些信息传送到服务器上，由专门管理软件进行处理后形成数据库。这项工作完成后，工作人员根据查询人条件，查询档案信息等条件统计档案利用的情况，以表格，图表等形式进行展示档案利用情况，方便管理人员统计档案利用的状况。在统计档案馆藏时可以使用智能档案架自动馆藏盘点系统，不在需要核对每一个案卷。

2.       快速查找档案

一方面，可以在标签中写入档案的数字化信息，这样在档案数字化过程和换卷过程中只需要扫描标签就可以做的不错扫，漏扫。另一个方面，标签信息可以和档案管理软件接口程序连接，在利用档案时先通过档案管理软件检索到需要调卷的档案，系统就会直接把这些档案的信息发送到终端上，库房人员通过终端可以直接找到档案库房中的档案，实现快捷，准确的调档。如果配合智能档案架，这些信息可以实现档案架自动打开档案所在架。调档人员根据智能档案架指示打开架内找到需要档案，整个过程10S中即可完成。

3.       档案出入库溯源

每个用户需要登录RFID系统确认身份信息方能登录系统进行借阅或查找。另外，系统会自动记录用户的登录记录，每个登录系统进行操作的用户信息和操作行为会被记录下来。